财新传媒
位置:博客 > 达沃斯博客 > 如何让“开会”更有效率?

4
2016

如何让“开会”更有效率?

原文刊载于世界经济论坛博客,转载请注明来源并附上原文链接

如果你开过太多缺乏效率且浪费时间的会议,当它再次出现在你的日程安排上时,你甚至会感到害怕。更糟的是,你可能会被迫接受现状,认为所有会议都是不好的,而忍受在会议上浪费时间变成了你“职责”的一部分。

Caroline Webb在她的新书《如何拥有完美的一天》中写到道,“会议一词已经带上了消极含义,当你听到别人说他一天都在开会,你不会感到嫉妒,反而会为他感到遗憾。”Webb是Sevenshift咨询公司的CEO和麦肯锡的高级顾问/前合伙人,这本书汇集了她十六年顾问生涯的“职业实践 ”精华。她发现,这么多人恐惧会议的原因在于,“我们经常对正在讨论的东西十分关注,比如说我们分享的文档,我们需要做的决定,我们希望得到的信息 ;但我们很少关注交流的方式。”

以下是Webb提出的建议,可用来改善计划和参与会议的方式,让“会议”不再是一个贬义词。

1.设置一个议程

没有恰当准备时,会议便会偏题 。

站在会议室或咖啡厅门口时,你要问问自己以下的问题:

  • 你最想完成的一件事是什么?
  • 那一天你最关心的是什么?你想专注于什么?
  • 什么事情会影响你抓住会议重点,如何将会议拉回原来的轨道?
  • 你的同事想从这次会议中得到什么?

如果你要准备某项会议,准备在计划时间之前结束,而不是耗尽每一分钟,这样,你就能更加平缓的过渡到工作状态。你可以试着把讨论点设置为问题的形式,来推进议程(例如,提出“我们如何才能提高团队沟通能力?”的问题,而不是单调的“团队沟通。”)。

2.开始合作

不管会议的目的是什么,最好有一个积极的开场,问问大家“一切进展顺利吗?”。

然后,以提问的方式设定合作目标“我们这场会议到最后想要达到什么目标呢?”,Webb写道。接着,你应该问问“为了实现这个目标,最佳方式是什么呢?”Webb建议,即使你不用主持会议,也可以在必要的时候将这些问题引入会议之中。

如果你负责某场会议,Webb强烈建议你实行“无电子设备”的会议规则,以避免会议中你的团队成员偷看手机,或者是用笔记本电脑做着记笔记以外的事情。

3.关心你同事们的利益

最糟糕的会议是成员们一个接着一个地发出没有意义的“嗡嗡声”,却鲜有人聆听。

别忘了你坐在会场的原因,就是为了提升彼此的表现。Webb写道,如果情况适用的话,“用故事或现实生活中的例子来论证你的观点,以阐述其对同事或客户的影响”。将较长的评论分解成容易理解的片段(例如:“有三件事对我造成了打击。一…二…三…”

当你觉得有必要反对你的同事,或者对他的观点表示担忧时,不要立刻抛出这个想法,这会使你的同事们出现抵抗情绪。相反,你要找到你自己认同的“基本想法”或“深层意图”,然后再向他们解释,为什么你认为有一个更好的方法来解决问题。

如果你没有得到你所要的,不要害怕向同事们开口。

4.确保讨论产生实效

一个真正糟糕的会议,会有两种极端的发展方向:每个人都假装称赞彼此的想法很好,或者没有人愿意在任何事情上达成共识。

不要培养一种“群体思维”, Webb说。即使你喜欢某位同事的想法,不要急着表达,可以“使坏”看看他们是否能够成功捍卫自己的想法。这样能够看清他们是否已经把一切想得透彻,并准备好去面对潜在的障碍。

另一方面,如果会议中的每个人都感到沮丧,陷入争吵,就要一步一步地明确他们能够达成共识的事情。努力在最重要的议题上达成共识,并接受某些事情由于利益团体的不同,很难有所成就。Webb指出,很多时候,会议中人们的分歧,甚至与会议的主题毫不相关。所以为了以后的讨论,团队成员应该列一个“不相关的问题”列表。

5.控制挑战性行为

不管你计划得多好,每个人都有可能遭遇“糟糕的一天”,如果有人带着满满的负能量走进房间,他们会很无助。不要用侵略性的和轻率的态度去“以牙还牙”。

“如果人们感到困扰,你要记住他们感受到的可能都是普遍性的威胁:排斥、不公平、不受重视、缺乏自主性、缺乏竞争力、价值威胁,以及不确定性” Webb写道。他们可能还会感到疲惫和不耐烦。

为了改善这种状况,你需要抵制感情用事的诱惑,并以客观的方式来看待同事的行为。确定他们感到威胁的来源,冷静、直接地解决他们的威胁来源。

6. 巧妙地总结会议

即使是一个高效会议,如果没有正确的会议总结,也会有功亏一篑的风险。对员工来说,就算他们全情投入,在漫长的讨论结束后,忘记一些“步骤”也是再正常不过的。

“永远保留一段特别的时间来回顾会议中的关键决定,或是重温会议中确定的观点和步骤,并在每位员工都要执行的步骤上达成共识”,韦伯写道。

7.别开太多会

“很多人说自己讨厌会议,只是因为他们的日程里安排了太多的会议,”Webb写道。“提高会议效率确实有所帮助,但其实他们需要的是尽量少开会。”

按照Webb的步骤,最大限度地提高会议效率后,团队成员需要各自考虑会议成果。如果你是初级员工,并且觉得把太多的时间花在了会议上,却一事无成,你应该与主管经理见面,看看是否有方法减少反复出现的会议,并改善团队工作流程。

如果你是高级职员,你需要看看自己的时间表,看看你的下属是否更适合参加小范围的特殊会议并直接向你报告。

无论你是在精简会议,还是把会议从你的日程表中剔除,不要忘了,它不应该是种痛苦的义务,而是一个促进合作并提升工作效率的好机会。

作者:Richard Feloni

本文与 Business Insider联合发布。

本文由达沃斯博客原创,转载请注明来源并附上原文链接

翻译:达沃斯博客翻译小组——陈达铿

以上内容仅代表作者个人观点。世界经济论坛博客是一个独立且中立的平台,旨在集合各方观点讨论全球、区域及行业性重要话题。

推荐 0

总访问量:博主简介

达沃斯博客 达沃斯博客

本博客为世界经济论坛中文博客在财新网的镜像博客。这里是一个独立且中立的平台,旨在集合各方人士观点讨论全球、区域及行业性重要话题。

最新评论